Mapeamento do Processo Atual (AS-IS) - Flex ONE Legado

Mapeamento técnico da operação de inventário físico das lojas Plurix utilizando o sistema Flex ONE (ERP RPInfo), complementado por rotinas manuais em planilhas Excel, conferência física em formulários impressos e comunicação descentralizada via WhatsApp.

🔍 Diagnóstico Operacional do Modelo Legado

O processo atual divide-se entre o Analista de Estoque/Prevenção, o Analista de Inventário em campo, o Gestor de Prevenção de Perdas (GPP) e o Gerente de Loja:

🔄 Diagrama Macro End-to-End do Processo AS-IS

O fluxograma abaixo detalha o encadeamento sequencial entre as quatro raias de responsabilidade e as regras de negócio mapeadas:

flowchart TD
    subgraph Analista_Estoque["Analista de Estoque - Prevenção"]
        Start((Início))
        A1["Elaborar Macro<br/>Calendário"]
        A2["Definir sortimento<br/>a ser contado"]
        A3["Preparar e enviar<br/>calendário"]
        A4["Providenciar e enviar PDF<br/>relatório de dvg 100%"]
        A5["Gerar nova lista<br/>de dvg"]
        G2{"Será realizada<br/>nova contagem?"}
        A6["Emitir Relatório<br/>Final"]
        A7["Realizar ajustes<br/>no ERP"]
        A8["Descongelar o<br/>Estoque"]
        End((Fim))
    %% Anotações da Raia 1
        N1["Manualmente, no excel,<br/>regras de negócio ex: sazonalidade"]
        N2["Mensal: Padaria, Açougue,<br/>FLV e Frios (peso variável)<br/>Semestral: Mercearia Seca/ciclo"]
        N3["Base: a loja com maior<br/>qtde de skus da categoria,<br/>10k itens a ser"]
        N4["Excel, com as categ.<br/>cód numéricos e PDF"]
        N5["Atenção aos feriados<br/>municipais - 2 últimos dias mês"]
        N10["Detalhamento de<br/>Dvg apurada"]
        N11["Tarefa realizada no final<br/>do dia após encerramento<br/>do inventário"]
    end

    subgraph Analista_Inventario["Analista de Inventário"]
        B1["Aplicar Check List<br/>Preparatório"]
        B2["Aplicar Check List<br/>de Viabilidade"]
        G1{"Há viabilidade<br/>para execução?"}
        B3["Reprogramar inventário<br/>dentro do calendário"]
        B4["Realizar abertura do<br/>inventário Flex ONE"]
        B5["Selecionar que a<br/>contagem é cumulativa"]
        B6["Selecionar tipo<br/>de estoque"]
        B7["Realizar Contagem 1"]
        B8["Comunicar via WhatsApp<br/>encerramento da contagem"]
        B9["Lançar nova<br/>contagem"]
        B10["Comunicar via WhatsApp<br/>encerramento da contagem"]
        B11["Assinar o<br/>relatório final"]
        B12["Encaminhar para<br/>Prevenção de Perdas"]
    %% Anotações da Raia 2
        N6["Pode cancelar a realização<br/>do inventário - PAR/PA/3SU"]
        N7["Utiliza cód das categ informados<br/>no calendário, além de confirmar<br/>através da lista de itens"]
        N8["Garantir que o mesmo item<br/>em diversas áreas seja somado"]
        N9["Marcar somente opção<br/>estoque atual"]
        N9b["Iniciar contagem pela loja<br/>em seguida depósito"]
    end

    subgraph GPP["GPP"]
        C1["Recontar itens de maior<br/>sobra e maior perda"]
        N_GPP["Preenche manualmente<br/>planilha impressa"]
    end

    subgraph Gerente_Loja["Gerente de Loja"]
        D1["Imprimir e assinar<br/>relatório Final"]
    end

%% Ligações de Notas
    N1 -.-> A1
    N2 -.-> A1
    N3 -.-> A2
    N4 -.-> A3
    N5 -.-> A3
    N10 -.-> A6
    N11 -.-> A8
    N6 -.-> B2
    N7 -.-> B4
    N8 -.-> B5
    N9 -.-> B6
    N9b -.-> B7
    N_GPP -.-> C1
%% Fluxo de Execução Sequencial
    Start --> A1
    A1 --> A2
    A2 --> A3
    A3 --> B1
    B1 --> B2
    B2 --> G1
    G1 -- Não --> B3
    G1 -- Sim --> B4
    B4 --> B5
    B5 --> B6
    B6 --> B7
    B7 --> B8
    B8 --> A4
    A4 --> C1
    C1 --> B9
    B9 --> B10
    B10 --> A5
    A5 --> G2
    G2 -- Sim --> A4
    G2 -- Não --> A6
    A6 --> D1
    D1 --> B11
    B11 --> B12
    B12 --> A7
    A7 --> A8
    A8 --> End

📌 Subfluxo AS-IS 01: Planejamento Macro e Definição de Sortimento

Etapa corporativa onde a matriz define a escala de inventários e delimita os lotes de produtos.

flowchart LR
    Start((Início)) --> A1["Elaborar Macro Calendário<br/>(Excel manual)"]
    A1 --> A2["Definir Sortimento<br/>a Ser Contado"]
    A2 --> A3["Preparar e Enviar Calendário<br/>(Excel cód. categorias + PDF)"]
    A3 --> Next(["▶ Transição para Subfluxo AS-IS 02<br/>(Preparação e Viabilidade)"])

    N1["Regras: Sazonalidade e campanhas"] -.-> A1
    N2["Mensal: Padaria, Açougue, FLV, Frios<br/>Semestral: Mercearia Seca"] -.-> A1
    N3["Base: maior loja da categoria<br/>Teto: 10.000 SKUs"] -.-> A2
    N4["Excel cód. numéricos + PDF"] -.-> A3
    N5["Atenção feriados municipais<br/>nos 2 últimos dias do mês"] -.-> A3

Contrato de Autorreferência

• Origem / Gatilho: Ciclo corporativo de auditoria de estoques da Plurix.
• Destino / Próximo Passo: Transição para o Subfluxo AS-IS 02 (Preparação de Loja e Verificação de Viabilidade).
• Dependência: O envio dos códigos e do PDF oficial formaliza a programação que a loja deve atender.

Atividades e Regras de Negócio

1. Elaboração do Macro Calendário (A1): Construído em Excel pelo Analista de Estoque.
   • Periodicidade (N2): Mensal para perecíveis/peso variável (Padaria, Açougue, FLV e Frios); Semestral para Mercearia Seca em ciclo contínuo.
   • Sazonalidade (N1): Alinhamento com datas comerciais e picos de demanda.
2. Definição de Sortimento (A2):
   • Critério de Teto (N3): Baseado na loja com maior sortimento da categoria, limitado a 10.000 SKUs a serem contados por inventário.
3. Distribuição do Calendário (A3):
   • Formato (N4): Planilha com códigos de categoria e arquivo PDF encaminhado por e-mail.
   • Feriados (N5): Validação manual de feriados municipais nas filiais para evitar contagens nos dois últimos dias do mês.

📌 Subfluxo AS-IS 02: Preparação de Loja e Verificação de Viabilidade

Validação das condições físicas da filial antes da abertura do processo no Flex ONE.

flowchart TD
    Prev(["◀ Entrada de Subfluxo AS-IS 01<br/>(Calendário Recebido)"]) --> B1["Aplicar Check List Preparatório<br/>(Área de Vendas e Depósito)"]
    B1 --> B2["Aplicar Check List de Viabilidade<br/>(Avaliação de Critérios)"]
    B2 --> G1{"Há viabilidade<br/>para execução?"}
    G1 -- Não --> B3["Reprogramar Inventário<br/>dentro do Calendário"]
    B3 --> EndReprog((Fim da Janela / Replanejamento))
    G1 -- Sim --> Next(["▶ Transição para Subfluxo AS-IS 03<br/>(Abertura Flex ONE e 1ª Contagem)"])

    N6["Critérios PAR/PA/3SU podem<br/>cancelar a realização"] -.-> B2

Contrato de Autorreferência

• Origem / Gatilho: Calendário recebido da matriz (Subfluxo AS-IS 01).
• Destino / Próximo Passo:
  • Viável (Sim): Transição para o Subfluxo AS-IS 03 (Abertura no Flex ONE e Execução da 1ª Contagem).
  • Inviável (Não): Execução de B3 (Reprogramação) e renegociação manual de datas.

Atividades e Regras de Negócio

1. Check List Preparatório (B1): Inspeção visual da organização de gôndolas e depósitos.
2. Check List de Viabilidade (B2):
   • Critérios Operacionais (N6): Aplicação das regras PAR / PA / 3SU. Havendo pendências graves de recebimento, avarias não baixadas ou desorganização, o inventário é cancelado.
3. Decisão de Viabilidade (G1):
   • Inviável: Exige reprogramação formal (B3), gerando retrabalho na grade de inventários.
   • Viável: Libera a equipe para abertura do lote.

📌 Subfluxo AS-IS 03: Abertura no Flex ONE e Execução da 1ª Contagem

Abertura técnica no sistema legado e varredura física dos itens na unidade.

flowchart TD
    Prev(["◀ Entrada de Subfluxo AS-IS 02<br/>(Viabilidade Confirmada)"]) --> B4["Realizar Abertura do Inventário<br/>no Sistema Flex ONE"]
    B4 --> B5["Selecionar que a Contagem<br/>é Cumulativa"]
    B5 --> B6["Selecionar Tipo de Estoque<br/>(Estoque Atual)"]
    B6 --> B7["Realizar Contagem 1<br/>(Varredura Física)"]
    B7 --> B8["Comunicar Encerramento<br/>via WhatsApp"]
    B8 --> Next(["▶ Transição para Subfluxo AS-IS 04<br/>(Auditoria de Divergências e GPP)"])

    N7["Digitação manual de códigos de categorias<br/>e validação com lista de itens"] -.-> B4
    N8["Mandatório somar o mesmo item em múltiplas áreas"] -.-> B5
    N9["Marcar somente opção estoque atual"] -.-> B6
    N9b["Iniciar contagem pela loja e depois depósito"] -.-> B7
    N_Zap["Comunicação informal por mensagem"] -.-> B8

Contrato de Autorreferência

• Origem / Gatilho: Aprovação da viabilidade no Subfluxo AS-IS 02.
• Destino / Próximo Passo: Transição para o Subfluxo AS-IS 04 (Auditoria de Divergências e Recontagem GPP).

Atividades e Regras de Negócio

1. Abertura no Flex ONE (B4):
   • Entrada Manual (N7): O operador digita manualmente os códigos de categoria e confronta a listagem de SKUs.
2. Configuração Cumulativa (B5):
   • Regra Cumulativa (N8): Configuração mandatória para que bipagens do mesmo item em locais distintos (gôndola, ponta, aéreo) sejam somadas.
3. Seleção de Estoque (B6):
   • Tipo de Estoque (N9): Seleciona-se exclusivamente a opção de estoque atual.
4. Execução da Contagem 1 (B7):
   • Direcionamento Físico (N9b): Início obrigatório pela área de vendas da loja e posterior contagem do estoque de retaguarda.
5. Comunicação de Encerramento (B8):
   • Comunicação Informal (N_Zap): O encerramento da rodada é comunicado via grupo de WhatsApp à equipe de Prevenção.

📌 Subfluxo AS-IS 04: Auditoria de Divergências e Recontagem GPP

Confronto de saldos e auditoria presencial das maiores inconsistências.

flowchart TD
    Prev(["◀ Entrada de Subfluxo AS-IS 03<br/>(Aviso de Fim da Contagem 1)"]) --> A4["Providenciar e Enviar PDF<br/>Relatório de Dvg 100%"]
    A4 --> C1["GPP: Recontar Itens de Maior<br/>Sobra e Maior Perda"]
    C1 --> B9["Analista: Lançar Nova<br/>Contagem no Flex ONE"]
    B9 --> B10["Comunicar via WhatsApp<br/>Encerramento da Contagem"]
    B10 --> A5["Analista de Estoque:<br/>Gerar Nova Lista de Dvg"]
    A5 --> G2{"Será realizada<br/>nova contagem?"}
    G2 -- Sim --> A4
    G2 -- Não --> Next(["▶ Transição para Subfluxo AS-IS 05<br/>(Encerramento e Ajustes ERP)"])

    N_GPP["Preenchimento manual em planilha impressa"] -.-> C1
    N_Loop["Risco de ciclos indeterminados de recontagem"] -.-> G2

Contrato de Autorreferência

• Origem / Gatilho: Comunicação de encerramento da 1ª contagem (Subfluxo AS-IS 03).
• Destino / Próximo Passo:
  • Havendo necessidade de recontagem (G2 = Sim): Retorna para emissão de relatório (A4).
  • Sem nova contagem (G2 = Não): Transição para o Subfluxo AS-IS 05 (Emissão de Relatório, Assinaturas e Ajuste Manual no ERP).

Atividades e Regras de Negócio

1. Emissão do Relatório 100% (A4): O Analista de Estoque gera o extrato de divergência no sistema e envia o PDF para a loja.
2. Recontagem GPP (C1):
   • Prancheta de Papel (N_GPP): O Gestor de Prevenção de Perdas percorre a loja com o papel impresso, recontando manualmente os itens de maior valor financeiro de sobra e falta.
3. Lançamento no Sistema (B9 e B10): O analista digita os dados da prancheta no Flex ONE e avisa novamente por WhatsApp.
4. Decisão de Ciclo (G2):
   • Gargalo de Parada (N_Loop): O encerramento depende de consenso subjetivo entre loja e prevenção, sem travas sistêmicas de limite de contagens.

📌 Subfluxo AS-IS 05: Emissão de Relatório, Assinaturas Físicas e Ajuste Manual no ERP

Finalização do processo, formalização em papel e sincronização contábil tardia.

flowchart TD
    Prev(["◀ Entrada de Subfluxo AS-IS 04<br/>(Divergências Validadas)"]) --> A6["Analista de Estoque:<br/>Emitir Relatório Final"]
    A6 --> D1["Gerente de Loja:<br/>Imprimir e Assinar Relatório Final"]
    D1 --> B11["Analista de Inventário:<br/>Assinar o Relatório Final"]
    B11 --> B12["Encaminhar Documento para<br/>Prevenção de Perdas"]
    B12 --> A7["Analista de Estoque:<br/>Realizar Ajustes no ERP"]
    A7 --> A8["Descongelar o Estoque"]
    A8 --> End((Fim do Processo))

    N10["Detalhamento da divergência apurada"] -.-> A6
    N11["Tarefa manual realizada no final do dia"] -.-> A8

Contrato de Autorreferência

• Origem / Gatilho: Homologação do fim das recontagens no Subfluxo AS-IS 04.
• Destino / Próximo Passo: Término oficial do inventário com saldo ajustado no ERP.

Atividades e Regras de Negócio

1. Emissão de Relatório Final (A6):
   • Detalhamento (N10): Geração do balanço consolidado de sobras e perdas.
2. Assinaturas Físicas (D1 e B11):
   • O Gerente e o Analista imprimem e assinam fisicamente o relatório em papel na filial.
3. Encaminhamento Físico (B12): O documento em papel é remetido à gerência de prevenção.
4. Ajuste Manual e Descongelamento (A7 e A8):
   • Digitação Tardia (N11): O Analista de Estoque digita manualmente os ajustes no ERP no final do expediente e descongela o estoque da filial.